La délégation est reconnue comme étant un très bon moyen de favoriser le développement des compétences de nos collaborateurs et d’accroître leur motivation. Il n’est pourtant pas si aisé de mettre en place une délégation efficace. Les managers que j’accompagne expriment régulièrement des freins réels : « cela va me prendre du temps au début de tout expliquer à mon collaborateur », « je suis le garant des résultats, je prends moins de risques en le faisant moi-même », « je sais faire et je maîtrise mieux en faisant qu’en faisant faire » ou encore « j’ai peur que cela nuise à mon image, on va dire que je ne sais pas m’organiser, et puis je risque de créer un rival… »
Toute la difficulté de la délégation réside dans cet équilibre à trouver entre résultat obtenu, temps passé et valeur ajoutée apportée.
Comment faire concrètement pour mettre en place une délégation efficace ?
- Identifier la tâche à déléguer et la personne à qui déléguer
Cette première étape est essentielle : quelles sont les tâches possibles à déléguer ? Quels en sont les bénéfices, en matière de temps dégagé, de valeur ajoutée, de montée en compétence, d’implication… ? Après cette analyse des bénéfices, le manager a certainement encore des freins, mais il trouve aussi des moteurs puissants qui le poussent à l’action.
Vient ensuite le choix de la personne à qui déléguer. Choix qui doit s’opérer en fonction de deux critères : la compétence et la motivation.
- Conduire un entretien de cadrage de la délégation
Pour garantir un résultat satisfaisant, un entretien de cadrage est indispensable. Il permet de définir quelle sera la mission précise, quels en seront les objectifs, le périmètre d’action, la durée, les moyens, les points d’avancement et les modalités d’accompagnement. C’est le moment du passage de relais. Comme en athlétisme, il nécessite préparation et précision. Cela rassure le collaborateur, qui, ne l’oublions pas, a lui aussi des freins à accepter une mission supplémentaire.
- Formaliser un écrit
Pour que l’entretien de cadrage devienne formel, l’écrit est nécessaire. Document référent pour le manager comme pour le collaborateur, il récapitule les modalités de la délégation.
- Laisser agir et rester disponible
Etape de lâcher prise pour le manager ! Le collaborateur est maintenant en charge de la mission. C’est à lui d’organiser son activité et d’agir. Le manager reste disponible et présent en cas de besoin, mais n’intervient plus directement. Les points d’avancement lui permettent d’avoir de la visibilité sur l’avancée de la mission et des résultats.
- Réaliser un bilan de la mission
A la fin de la mission, le manager et son collaborateur font le bilan de la délégation : quels ont été les résultats obtenus ? Quelles compétences ont été acquises ? Quelles améliorations sont possibles ? Moment indispensable d’analyse de la performance mais aussi de valorisation de l’implication du collaborateur et de sa contribution.
En cinq étapes ou en deux mots, managers, osez déléguer ! Une audace qui vous permettra de construire des relations de confiance avec vos collaborateurs, de renforcer la motivation, la prise d’initiative et l‘autonomie. Tout ce à quoi l’on aspire pour son équipe, non ?